जापानमा विदेशीहरूको लागि वार्ड अफिस गाइड — दिन १ मा के गर्ने (२०२६)

वार्ड अफिस (区役所 वा 市役所) जापानमा तपाईंको पहिलो हप्तामा भ्रमण गर्ने सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण ठाउँ हो। लगभग सबै — बैंक खाता, फोन प्लान, स्वास्थ्य बीमा, पेन्सन — यहाँबाट पाउने कागजात चाहिन्छ।

हामी Rakuten कर्मचारीहरू हौं जसले यो प्रक्रिया आफैं अनुभव गरेका छौं र दर्जनौं सहकर्मीहरूलाई यसमा हिंडाएका छौं। यो वास्तवमा अपेक्षा गर्ने कुरा हो।

वार्ड अफिस के हो?

जापानको स्थानीय सरकार सहरहरू (市), वार्डहरू (区) र सहर/गाउँहरू (町/村) मा विभाजित छ। प्रत्येकसँग बासिन्दा दर्ता, बीमा, कर र अरू नागरिक सेवाहरू सम्हाल्ने स्थानीय सरकारी कार्यालय छ।

• यदि तपाईं ठूलो सहरमा बस्नुहुन्छ (टोकियोको २३ वार्ड, ओसाका, योकोहामा, आदि), तपाईं वार्ड अफिस (区役所) मा जानुहुन्छ।
• यदि तपाईं सानो सहरमा बस्नुहुन्छ, तपाईं सिटी हल (市役所) मा जानुहुन्छ।

कसरी खोज्ने: Google म्याप्समा "[तपाईंको क्षेत्र नाम] 区役所" वा "[तपाईंको सहर नाम] 市役所" खोज्नुहोस्। तपाईंको कम्पनी वा स्कूलले कुनमा जानुपर्छ भन्नुपर्छ।

कहिले जाने

सर्नेको लगत्तै जानुहोस्। कानूनी रूपमा, १४ दिन भित्र ठेगाना दर्ता गर्नुपर्छ।

उत्तम समय: हप्ताको दिन बिहान (९:००–११:००)। दिउँसो भीड हुन सक्छ, विशेष गरी महिनाको सुरुमा। केही वार्ड अफिसहरू छनौटिएका शनिबार खुल्छन् — तपाईंको स्थानीय अफिसको वेबसाइट जाँच्नुहोस्।

कति समय लाग्छ: सबै कुराको लागि (ठेगाना दर्ता + स्वास्थ्य बीमा + पेन्सन) १–२ घण्टा योजना बनाउनुहोस्।

के ल्याउने

अपार्टमेन्ट छोड्नुअघि यी सबै प्याक गर्नुहोस्:

• पासपोर्ट (प्रवेश मोहरसँग)
• रेजिडेन्स कार्ड (在留カード) — तपाईंले यो विमानस्थलमा पाउनुभयो
• जापानीमा लेखिएको तपाईंको ठेगाना (जापानीमा सक्दा)। भवन नाम र कोठा नम्बर सहित ठीक ठेगाना ल्यान्डलर्ड, कम्पनी वा स्कूलसँग सोध्नुहोस्।
• कलम — फर्महरू भर्नुहुनेछ

वैकल्पिक तर सहायक:

• Google अनुवाद इन्स्टल गरिएको फोन (फर्महरू अनुवाद गर्न क्यामेरा मोड)
• अपार्टमेन्ट सम्झौताको फोटो (यदि छ भने) ठेगाना प्रमाणको रूपमा

कार्य १: ठेगाना दर्ता (住民届 / 転入届)

यो तपाईं यहाँ आउनुको मुख्य कारण हो। तपाईंलाई त्यो क्षेत्रको बासिन्दाको रूपमा दर्ता गर्छ।

के हुन्छ:

1. वार्ड अफिसमा पस्नुहोस् र 住民課 (jūmin-ka) वा 転入届 (tennyu-todoke) भन्ने संकेतहरू खोज्नुहोस्। प्रवेश नजिकै सामान्यतया सूचना डेस्क हुन्छ — रेजिडेन्स कार्ड देखाउनुहोस् र उनीहरूले निर्देशन दिन्छन्।
2. तपाईंले 転入届 (सर्ने अधिसूचना) फर्म प्राप्त गर्नुहुन्छ। नाम, राष्ट्रियता, जन्म मिति, ठेगाना र रेजिडेन्स कार्ड नम्बर भर्नुहोस्।
3. रेजिडेन्स कार्ड र पासपोर्टसँग जम्मा गर्नुहोस्।
4. १५–३० मिनेट पर्खनुहोस्। तपाईंको रेजिडेन्स कार्ड पछाडि ठेगाना छापिएको फिर्ता हुन्छ।

यो ठेगाना मोहर महत्त्वपूर्ण छ। बैंकहरू, फोन क्यारियरहरू र अरू सेवाहरूले ठेगाना प्रमाणको लागि रेजिडेन्स कार्डको पछाडि जाँच्छन्।

कार्य २: राष्ट्रिय स्वास्थ्य बीमा (国民健康保険)

कसलाई चाहिन्छ: नियोक्ताको स्वास्थ्य बीमा (社会保険) मा नभएको कोही पनि। यदि अनिश्चित हुनुहुन्छ भने कम्पनीको HR विभागसँग सोध्नुहोस्।

यदि चाहिन्छ भने:

1. ठेगाना दर्ता पछि बीमा काउन्टर (国民健康保険課) मा जानुहोस्।
2. दर्ता फर्म भर्नुहोस्।
3. स्वास्थ्य बीमा कार्ड प्राप्त गर्नुहुन्छ — तत्काल वा १–२ हप्ता भित्र मेलबाट।

के कभर गर्छ: जापानको कुनै पनि अस्पताल वा क्लिनिकमा चिकित्सा खर्चको ७०%।

मासिक लागत: तपाईंको आयमा आधारित। पूर्व जापानी आय नभएका नयाँ आगन्तुकहरू सामान्यतया ¥२,०००–¥५,०००/महिना तिर्छन्।

यो छोड्नुहोस्। बीमा बिना साधारण डाक्टर भ्रमण ¥१०,०००+ पर्छ। बीमासँग उही भ्रमण लगभग ¥३,०००।

कार्य ३: राष्ट्रिय पेन्सन (国民年金)

कसले दर्ता गर्नुपर्छ: स्वरोजगार व्यक्तिहरू, विद्यार्थीहरू र नियोक्ताद्वारा दर्ता नभएको कोही पनि।

यदि नियोक्ताले सम्हाल्छ: छोड्नुहोस्। तपाईंको कम्पनी तपाईंलाई 厚生年金 (कर्मचारी पेन्सन) मा स्वचालित रूपमा दर्ता गर्छ।

यदि आफैंले दर्ता गर्नुपर्छ: वार्ड अफिसको पेन्सन काउन्टर (年金課) मा जानुहोस्। मासिक लागत लगभग ¥१६,९८० (२०२५ दर)।

विद्यार्थीहरू: पेन्सन भुक्तानी छूट (免除申請) को लागि आवेदन गर्न सक्नुहुन्छ। विद्यार्थी आईडी ल्याउनुहोस्।

अन्त्यमा जापान छोड्ने? धेरै देशहरूसँग जापानको पेन्सन सम्झौताहरू छन्। छोड्दा आंशिक रिफन्ड (脱退一時金) दावी गर्न सक्नुहुन्छ।

कार्य ४: My Number अधिसूचना

दर्ता गरिएको ठेगानामा २–३ हप्ता भित्र My Number अधिसूचना मेलबाट प्राप्त हुन्छ। यो कर, बीमा र केही बैंकिङ उद्देश्यहरूको लागि प्रयोग गरिने १२ अंकको नम्बर हो।

वार्ड अफिसमा केही गर्नुपर्दैन — ठेगाना दर्ता पछि स्वचालित रूपमा पठाइन्छ।

My Number कार्ड (वैकल्पिक): भौतिक कार्ड फोटो आईडी र केही अनलाइन सेवाहरूको लागि उपयोगी छ, तर जरुरी छैन। पछि mynumbercard.go.jp मा अनलाइन वा वार्ड अफिसमा आवेदन गर्न सक्नुहुन्छ।

सामान्य गल्तीहरू

अपार्टमेन्ट ठेगाना नभएको बेलामा जानु। पुष्टि गरिएको ठेगाना चाहिन्छ। यदि अस्थायी आवासमा हुनुहुन्छ (होटल, Airbnb), सामान्यतया त्यहाँ दर्ता गर्न सक्नुहुन्न। वास्तविक अपार्टमेन्ट ठेगाना नभएसम्म पर्खनुहोस्।

गलत अफिसमा जानु। प्रत्येक वार्ड/सहरको आफ्नै अफिस छ। तपाईंको ठेगाना कभर गर्ने अफिसमा जानुपर्छ।

पासपोर्ट नल्याउनु। रेजिडेन्स कार्ड मात्रले कहिलेकाहीँ पुग्दैन। सधैं दुवै ल्याउनुहोस्।

स्वास्थ्य बीमामा दर्ता नगर्नु। केहीले "पछि गर्छु" सोचेर छोड्छन्। दर्ता गर्नुअघि रोग वा चोट लाग्यो भने पूर्ण मूल्य तिर्नुपर्छ। पहिलो भ्रमणमा दर्ता गर्नुहोस्।

भाषा अवरोधमा घबराउनु। धेरै विदेशी बासिन्दाहरू भएका क्षेत्रहरूका वार्ड अफिसहरूमा प्रायः बहुभाषी सहयोग वा अनुवाद सेवाहरू हुन्छन्। सानो अफिसहरूमा पनि कर्मचारीहरू विदेशीहरूसँग अनुभवी छन्। फर्महरूको लागि Google अनुवाद क्यामेरा मोड राम्रोसँग काम गर्छ।

तपाईं के साथ जानुहुन्छ

सफल भ्रमण पछि, तपाईंसँग हुनुपर्छ:

• ✅ पछाडि ठेगाना भएको रेजिडेन्स कार्ड
• ✅ स्वास्थ्य बीमा कार्ड (वा मेल हुँदैछ भन्ने पुष्टि)
• ✅ पेन्सन दर्ता पुष्टि (लागू भएमा)
• ✅ तपाईंको My Number मेलबाट आउनेछ भन्ने ज्ञान

अर्को चरणहरू: बैंक खाता खोल्नुहोस्, त्यसपछि फोन प्लान लिनुहोस्।