Gabay sa Ward Office para sa Dayuhan sa Japan — Ano ang Gagawin sa Day 1 (2026)

Ang ward office (区役所 o 市役所) ay ang pinakaimportanteng lugar na bibisitahin mo sa unang linggo mo sa Japan. Halos lahat — bank account, phone plan, health insurance, pension — nangangailangan ng paperwork na makukuha mo dito.

Kami ay mga empleyado ng Rakuten na naka-experience na ng process na ito at nag-walk through na ng dose-dosenang colleagues. Ito ang eksaktong aasahan mo.

Ano ang Ward Office?

Ang local government ng Japan ay nahahati sa cities (市), wards (区), at towns (町/村). Bawat isa ay may local government office na nagha-handle ng resident registration, insurance, taxes, at iba pang civic services.

• Kung nakatira ka sa major city (Tokyo's 23 wards, Osaka, Yokohama, etc.), pupunta ka sa ward office (区役所).
• Kung nakatira ka sa mas maliit na city, pupunta ka sa city hall (市役所).

Paano hanapin: Search "[your area name] 区役所" o "[your city name] 市役所" sa Google Maps. Dapat sabihin ng company o school mo kung alin ang pupuntahan mo.

Kailan Pumunta

Pumunta agad pagkatapos maglipat. Legally, kailangan mong mag-register ng address within 14 days.

Best time: Weekday mornings (9:00–11:00). Pwedeng crowded ang afternoon, lalo na early sa month. May ilang ward offices na open sa select Saturdays — check ang website ng local office mo.

Gaano katagal: Magplan ng 1–2 hours para sa lahat (address registration + health insurance + pension).

Ano ang Dadalhin

I-pack lahat bago umalis sa apartment:

• Passport (with entry stamp)
• Residence Card (在留カード) — natanggap mo sa airport
• Japanese address mo na nakasulat (sa Japanese kung pwede). Hingin sa landlord, company, o school ang exact address kasama building name at room number.
• Pen — magfi-fill out ka ng forms

Optional pero helpful:

• Phone mo na may Google Translate (camera mode para sa translating forms)
• Photo ng apartment contract mo (kung meron) bilang proof of address

Task 1: Address Registration (住民届 / 転入届)

Ito ang main reason kung bakit nandito ka. Irere-register ka bilang resident ng area na iyon.

Ano ang mangyayari:

1. Pumasok sa ward office at hanapin ang signs na 住民課 (jūmin-ka) o 転入届 (tennyu-todoke). Karaniwang may information desk malapit sa entrance — ipakita lang ang residence card at ididirect ka nila.
2. Makakatanggap ka ng 転入届 (moving-in notification) form. Punan ang pangalan, nationality, date of birth, address, at residence card number.
3. I-submit kasama ang residence card at passport.
4. Maghintay 15–30 minutes. Ibabalik ang residence card mo na may address na naka-print sa likod.

Critical ang address stamp na ito. Titignan ng banks, phone carriers, at ibang services ang likod ng residence card mo para sa proof of address.

Task 2: National Health Insurance (国民健康保険)

Sino ang kailangan: Kahit sino na HINDI covered ng employer's health insurance (社会保険). Kung hindi sigurado, tanungin ang HR department ng company mo.

Kung kailangan mo:

1. Pagkatapos ng address registration, pumunta sa insurance counter (国民健康保険課).
2. Punan ang enrollment form.
3. Makakatanggap ka ng health insurance card — either immediately o by mail within 1–2 weeks.

Ano ang covered: 70% ng medical expenses sa kahit anong hospital o clinic sa Japan.

Monthly cost: Based sa income mo. Karaniwang nagbabayad ng ¥2,000–¥5,000/month ang new arrivals na walang prior Japanese income.

Huwag i-skip. Ang simpleng doctor visit na walang insurance ay ¥10,000+. May insurance, parehong visit ay around ¥3,000.

Task 3: National Pension (国民年金)

Sino ang kailangang mag-enroll: Self-employed individuals, students, at kahit sino na hindi enrolled through employer.

Kung employer mo ang nagha-handle: I-skip. Auto-enroll ka ng company mo sa 厚生年金 (Employees' Pension).

Kung kailangan mong mag-enroll mismo: Pumunta sa pension counter (年金課) sa ward office. Monthly cost ay about ¥16,980 (2025 rate).

Students: Pwede kang mag-apply ng pension payment exemption (免除申請). Dalhin ang student ID.

Aalis din sa Japan eventually? Maraming bansa ang may pension agreements sa Japan. Pwede mong i-claim ang partial refund (脱退一時金) pag umalis ka.

Task 4: My Number Notification

Makakatanggap ka ng My Number notification sa mail sa registered address mo within 2–3 weeks. Ito ay 12-digit number na ginagamit para sa tax, insurance, at ilang banking purposes.

Walang kailangan gawin sa ward office — awtomatikong ipapadala pagkatapos ng address registration.

My Number Card (optional): Useful ang physical card bilang photo ID at para sa ilang online services, pero hindi urgent. Pwede kang mag-apply later online sa mynumbercard.go.jp o sa ward office.

Karaniwang Mga Mali

Pumunta bago may apartment address. Kailangan mo ng confirmed address. Kung nasa temporary housing (hotel, Airbnb), generally hindi mo pwedeng i-register doon. Maghintay hanggang may actual apartment address ka na.

Pumunta sa maling office. Bawat ward/city ay may sariling office. Dapat pumunta ka sa nagco-cover ng address mo.

Hindi dala ang passport. Minsan hindi sapat ang residence card lang. Laging dalhin pareho.

Hindi mag-enroll sa health insurance. May nag-skip thinking "gagawin ko later." Kung magkasakit o ma-injure ka bago mag-enroll, full price ang babayaran mo. Mag-enroll sa first visit.

Mag-panic sa language barrier. Ang ward offices sa areas na maraming foreign residents ay madalas may multilingual support o translation services. Kahit sa smaller offices, experienced ang staff sa dayuhan. Gumagana nang mabuti ang Google Translate camera mode para sa forms.

Ano ang Maiiwan Mo

Pagkatapos ng successful visit, dapat may:

• ✅ Residence card na may address sa likod
• ✅ Health insurance card (o confirmation na ipapadala)
• ✅ Pension enrollment confirmation (kung applicable)
• ✅ Kaalaman na darating ang My Number mo sa mail

Next steps: Magbukas ng bank account, tapos kumuha ng phone plan.