जापान में विदेशियों के लिए वार्ड ऑफिस गाइड — दिन 1 पर क्या करें (2026)

वार्ड ऑफिस (区役所 या 市役所) जापान में आपके पहले सप्ताह में जाने वाली सबसे महत्वपूर्ण जगह है। लगभग हर चीज — बैंक खाता, फोन प्लान, स्वास्थ्य बीमा, पेंशन — यहां मिलने वाले कागजी काम की जरूरत है।

हम Rakuten के कर्मचारी हैं जिन्होंने खुद यह प्रक्रिया पूरी की है और दर्जनों सहकर्मियों को गाइड किया है। यहां वास्तव में क्या उम्मीद करनी है।

वार्ड ऑफिस क्या है

जापान की स्थानीय सरकार शहर (市), वार्ड (区) और कस्बों (町/村) में बंटी है। हर एक के पास स्थानीय सरकारी ऑफिस है जो निवासी पंजीकरण, बीमा, कर और दूसरी नागरिक सेवाएं संभालता है।

• अगर आप बड़े शहर में रहते हैं (टोक्यो के 23 वार्ड, ओसाका, योकोहामा आदि) तो वार्ड ऑफिस (区役所) जाते हैं।
• अगर छोटे शहर में रहते हैं तो सिटी हॉल (市役所) जाते हैं।

अपना कैसे ढूंढें: Google Maps पर "[आपका इलाका] 区役所" या "[आपका शहर] 市役所" सर्च करें। आपकी कंपनी या स्कूल बतानी चाहिए कि कहां जाना है।

कब जाएं

शिफ्ट होने के बाद जल्द से जल्द जाएं। कानूनी तौर पर 14 दिनों के भीतर पता पंजीकरण करना होगा।

सबसे अच्छा समय: हफ्ते के दिन सुबह (9:00–11:00)। दोपहर भीड़ हो सकती है, खासकर महीने की शुरुआत में। कुछ वार्ड ऑफिस चुनिंदा शनिवार को खुलते हैं — स्थानीय ऑफिस की वेबसाइट चेक करें।

कितना समय लगता है: सब कुछ (पता पंजीकरण + स्वास्थ्य बीमा + पेंशन) के लिए 1–2 घंटे की योजना बनाएं।

क्या ले जाना है

अपार्टमेंट से निकलने से पहले ये सब पैक करें:

• पासपोर्ट (एंट्री स्टैम्प के साथ)
• रेजिडेंस कार्ड (在留カード) — यह हवाई अड्डे पर मिला
• जापानी में आपका पता लिखा (अगर हो सके जापानी में)। मकान मालिक, कंपनी या स्कूल से इमारत का नाम और कमरा नंबर सहित सटीक पता मांगें।
• कलम — फॉर्म भरने होंगे

वैकल्पिक लेकिन मददगार:

• Google Translate इंस्टॉल वाला फोन (फॉर्म अनुवाद के लिए कैमरा मोड)
• अपार्टमेंट कॉन्ट्रैक्ट की फोटो (अगर है) पते के प्रमाण के रूप में

कार्य 1: पता पंजीकरण (住民届 / 転入届)

यह आपके यहां आने का मुख्य कारण है। यह आपको उस इलाके का निवासी पंजीकृत करता है।

क्या होता है:

1. वार्ड ऑफिस में प्रवेश करें और 住民課 (jūmin-ka) या 転入届 (tennyu-todoke) लिखे संकेत ढूंढें। प्रवेश द्वार के पास अक्सर सूचना डेस्क होता है — बस रेजिडेंस कार्ड दिखाएं और वे रास्ता बताएंगे।
2. आपको 転入届 (शिफ्ट-इन सूचना) फॉर्म मिलेगा। नाम, राष्ट्रीयता, जन्म तारीख, पता और रेजिडेंस कार्ड नंबर भरें।
3. रेजिडेंस कार्ड और पासपोर्ट के साथ जमा करें।
4. 15–30 मिनट इंतजार करें। रेजिडेंस कार्ड पीछे पता प्रिंट के साथ वापस मिलेगा।

यह पता स्टैम्प महत्वपूर्ण है। बैंक, फोन कैरियर और दूसरी सेवाएं पते के प्रमाण के लिए रेजिडेंस कार्ड का पिछला हिस्सा चेक करेंगी।

कार्य 2: राष्ट्रीय स्वास्थ्य बीमा (国民健康保険)

किसे चाहिए: वह कोई भी जो नियोक्ता के स्वास्थ्य बीमा (社会保険) में नहीं है। अगर पक्का नहीं तो कंपनी के HR विभाग से पूछें।

अगर चाहिए:

1. पता पंजीकरण के बाद बीमा काउंटर (国民健康保険課) पर जाएं।
2. नामांकन फॉर्म भरें।
3. स्वास्थ्य बीमा कार्ड मिलेगा — तुरंत या 1–2 सप्ताह में मेल से।

क्या कवर करता है: जापान में किसी भी अस्पताल या क्लिनिक में चिकित्सा खर्च का 70%।

मासिक लागत: आपकी आय पर आधारित। पिछली जापानी आय वाले नए आगंतुक आमतौर पर ¥2,000–¥5,000/माह भुगतान करते हैं।

इसे न छोड़ें। बीमा के बिना साधारण डॉक्टर विजिट ¥10,000+ खर्च होती है। बीमा के साथ वही विजिट लगभग ¥3,000।

कार्य 3: राष्ट्रीय पेंशन (国民年金)

किसे नामांकन करना है: स्व-नियोजित, छात्र और नियोक्ता के जरिए नामांकित न होने वाले कोई भी।

अगर नियोक्ता संभालता है: छोड़ दें। आपकी कंपनी आपको 厚生年金 (कर्मचारी पेंशन) में अपने आप नामांकित कर देती है।

अगर खुद नामांकन करना है: वार्ड ऑफिस में पेंशन काउंटर (年金課) पर जाएं। मासिक लागत लगभग ¥16,980 (2025 दर)।

छात्र: पेंशन भुगतान छूट (免除申請) के लिए अप्लाई कर सकते हैं। छात्र आईडी ले जाएं।

आखिर में जापान छोड़ेंगे? कई देशों के जापान के साथ पेंशन समझौते हैं। निकलते समय आंशिक रिफंड (脱退一時金) क्लेम कर सकते हैं।

कार्य 4: My Number सूचना

पंजीकृत पते पर 2–3 सप्ताह में मेल से My Number सूचना मिलेगी। यह 12 अंकों का नंबर है जो कर, बीमा और कुछ बैंकिंग के लिए इस्तेमाल होता है।

इसके लिए वार्ड ऑफिस में कुछ करने की जरूरत नहीं — पता पंजीकरण के बाद अपने आप भेजा जाता है।

My Number कार्ड (वैकल्पिक): भौतिक कार्ड फोटो आईडी और कुछ ऑनलाइन सेवाओं के लिए उपयोगी है, लेकिन जरूरी नहीं। बाद में mynumbercard.go.jp पर ऑनलाइन या वार्ड ऑफिस में अप्लाई कर सकते हैं।

आम गलतियां

अपार्टमेंट पता होने से पहले जाना। पुष्टि किया पता चाहिए। अगर अस्थायी होटल/Airbnb में हैं तो आमतौर पर वहां पंजीकरण नहीं हो सकता। असली अपार्टमेंट पता होने तक इंतजार करें।

गलत ऑफिस जाना। हर वार्ड/शहर का अपना ऑफिस है। आपको उसका जाना होगा जो आपके पते को कवर करता है।

पासपोर्ट न ले जाना। सिर्फ रेजिडेंस कार्ड कभी-कभी काफी नहीं। हमेशा दोनों ले जाएं।

स्वास्थ्य बीमा में नामांकन न करना। कुछ लोग "बाद में करूंगा" सोचकर छोड़ देते हैं। नामांकन से पहले बीमार या चोट लगे तो पूरी कीमत देनी पड़ेगी। पहली विजिट में नामांकन करें।

भाषा की बाधा से घबराना। ज्यादा विदेशी निवासी वाले इलाकों के वार्ड ऑफिस में अक्सर बहुभाषी सपोर्ट या अनुवाद सेवा होती है। छोटे ऑफिसों में भी स्टाफ विदेशियों के साथ अनुभवी होते हैं। Google Translate का कैमरा मोड फॉर्म के लिए अच्छा काम करता है।

आप क्या लेकर जाते हैं

सफल विजिट के बाद आपके पास होना चाहिए:

• ✅ पीछे पते वाला रेजिडेंस कार्ड
• ✅ स्वास्थ्य बीमा कार्ड (या मेल से आ रहा है की पुष्टि)
• ✅ पेंशन नामांकन पुष्टि (अगर लागू)
• ✅ जानकारी कि आपका My Number मेल से आएगा

अगले कदम: बैंक खाता खोलें, फिर फोन प्लान लें।