Hướng Dẫn Văn Phòng Quận Cho Người Nước Ngoài Ở Nhật Bản — Làm Gì Vào Ngày 1 (2026)

Văn phòng quận (区役所 hoặc 市役所) là nơi quan trọng nhất bạn sẽ đến trong tuần đầu ở Nhật Bản. Hầu như mọi thứ — tài khoản ngân hàng, gói điện thoại, bảo hiểm y tế, lương hưu — đều cần giấy tờ bạn nhận ở đây.

Chúng tôi là nhân viên Rakuten đã trải qua quy trình này và hướng dẫn hàng chục đồng nghiệp. Đây chính xác là những gì cần mong đợi.

Văn Phòng Quận Là Gì?

Chính quyền địa phương Nhật Bản chia thành thành phố (市), quận (区) và thị trấn/làng (町/村). Mỗi nơi có văn phòng chính quyền địa phương xử lý đăng ký cư dân, bảo hiểm, thuế và dịch vụ dân sự khác.

• Nếu sống ở thành phố lớn (23 quận Tokyo, Osaka, Yokohama, v.v.), bạn đến văn phòng quận (区役所).
• Nếu sống ở thành phố nhỏ hơn, bạn đến tòa thị chính (市役所).

Cách tìm: Tìm "[tên khu vực] 区役所" hoặc "[tên thành phố] 市役所" trên Google Maps. Công ty hoặc trường học sẽ cho biết nơi cần đến.

Khi Nào Đi

Đi càng sớm càng tốt sau khi chuyển đến. Theo pháp luật, bạn phải đăng ký địa chỉ trong vòng 14 ngày.

Thời gian tốt nhất: Buổi sáng ngày thường (9:00–11:00). Buổi chiều đông người, đặc biệt đầu tháng. Một số văn phòng quận mở vào thứ Bảy chọn lọc — kiểm tra trang web văn phòng địa phương.

Mất bao lâu: Dự trù 1–2 giờ cho mọi thứ (đăng ký địa chỉ + bảo hiểm y tế + lương hưu).

Cần Mang Gì

Chuẩn bị tất cả trước khi rời căn hộ:

• Hộ chiếu (có dấu nhập cảnh)
• Thẻ Cư Trú (在留カード) — bạn nhận tại sân bay
• Địa chỉ Nhật Bản viết ra (bằng tiếng Nhật nếu có thể). Xin địa chỉ chính xác bao gồm tên tòa nhà và số phòng từ chủ nhà, công ty hoặc trường học.
• Bút — bạn sẽ điền mẫu đơn

Tùy chọn nhưng hữu ích:

• Điện thoại có cài Google Dịch (chế độ camera để dịch mẫu đơn)
• Ảnh hợp đồng căn hộ (nếu có) làm chứng minh địa chỉ

Công Việc 1: Đăng Ký Địa Chỉ (住民届 / 転入届)

Đây là lý do chính bạn đến đây. Đăng ký bạn là cư dân khu vực đó.

Quy trình:

1. Vào văn phòng quận và tìm biển 住民課 (jūmin-ka) hoặc 転入届 (tennyu-todoke). Thường có bàn thông tin gần cửa vào — chỉ cần đưa thẻ cư trú và họ sẽ hướng dẫn.
2. Bạn nhận mẫu 転入届 (thông báo chuyển đến). Điền tên, quốc tịch, ngày sinh, địa chỉ và số thẻ cư trú.
3. Nộp cùng thẻ cư trú và hộ chiếu.
4. Chờ 15–30 phút. Thẻ cư trú sẽ được trả với địa chỉ in ở mặt sau.

Dấu địa chỉ này rất quan trọng. Ngân hàng, nhà mạng và dịch vụ khác sẽ kiểm tra mặt sau thẻ cư trú để chứng minh địa chỉ.

Công Việc 2: Bảo Hiểm Y Tế Quốc Gia (国民健康保険)

Ai cần: Bất kỳ ai KHÔNG được bảo hiểm y tế của chủ lao động (社会保険). Nếu không chắc, hỏi phòng nhân sự công ty.

Nếu cần:

1. Sau đăng ký địa chỉ, đến quầy bảo hiểm (国民健康保険課).
2. Điền mẫu đăng ký.
3. Bạn nhận thẻ bảo hiểm y tế — ngay lập tức hoặc qua bưu điện trong 1–2 tuần.

Bảo hiểm gì: 70% chi phí y tế tại bất kỳ bệnh viện hoặc phòng khám nào ở Nhật Bản.

Chi phí hàng tháng: Dựa trên thu nhập. Người mới đến không có thu nhập Nhật Bản trước đó thường trả ¥2,000–¥5,000/tháng.

Đừng bỏ qua. Một lần khám bác sĩ đơn giản không có bảo hiểm tốn ¥10,000+. Có bảo hiểm, cùng lần khám khoảng ¥3,000.

Công Việc 3: Lương Hưu Quốc Gia (国民年金)

Ai cần đăng ký: Cá nhân tự kinh doanh, sinh viên và bất kỳ ai không đăng ký qua chủ lao động.

Nếu chủ lao động xử lý: Bỏ qua. Công ty tự động đăng ký bạn vào 厚生年金 (Lương hưu Nhân viên).

Nếu cần tự đăng ký: Đến quầy lương hưu (年金課) tại văn phòng quận. Chi phí hàng tháng khoảng ¥16,980 (mức 2025).

Sinh viên: Bạn có thể xin miễn trừ đóng lương hưu (免除申請). Mang thẻ sinh viên.

Sẽ rời Nhật Bản? Nhiều quốc gia có hiệp định lương hưu với Nhật Bản. Bạn có thể yêu cầu hoàn trả một phần (脱退一時金) khi rời đi.

Công Việc 4: Thông Báo My Number

Bạn sẽ nhận thông báo My Number qua bưu điện đến địa chỉ đã đăng ký trong 2–3 tuần. Đây là số 12 chữ số dùng cho thuế, bảo hiểm và một số mục đích ngân hàng.

Bạn không cần làm gì tại văn phòng quận — gửi tự động sau đăng ký địa chỉ.

Thẻ My Number (tùy chọn): Thẻ vật lý hữu ích làm ID có ảnh và cho một số dịch vụ trực tuyến, nhưng không gấp. Bạn có thể đăng ký sau trực tuyến tại mynumbercard.go.jp hoặc tại văn phòng quận.

Sai Lầm Thường Gặp

Đi trước khi có địa chỉ căn hộ. Bạn cần địa chỉ đã xác nhận. Nếu ở nhà tạm (khách sạn, Airbnb), thường không thể đăng ký ở đó. Đợi đến khi có địa chỉ căn hộ thực tế.

Đến nhầm văn phòng. Mỗi quận/thành phố có văn phòng riêng. Bạn phải đến văn phòng phụ trách địa chỉ của bạn.

Không mang hộ chiếu. Chỉ thẻ cư trú đôi khi không đủ. Luôn mang cả hai.

Không đăng ký bảo hiểm y tế. Một số người bỏ qua nghĩ "sẽ làm sau." Nếu ốm hoặc bị thương trước khi đăng ký, bạn trả giá đầy đủ. Đăng ký trong lần thăm đầu tiên.

Hoảng về rào cản ngôn ngữ. Văn phòng quận ở khu vực có nhiều cư dân nước ngoài thường có hỗ trợ đa ngôn ngữ hoặc dịch vụ phiên dịch. Ngay cả ở văn phòng nhỏ, nhân viên quen với người nước ngoài. Chế độ camera Google Dịch hoạt động tốt cho mẫu đơn.

Bạn Rời Đi Với Gì

Sau chuyến thăm thành công, bạn sẽ có:

• ✅ Thẻ cư trú có địa chỉ ở mặt sau
• ✅ Thẻ bảo hiểm y tế (hoặc xác nhận đang gửi qua bưu điện)
• ✅ Xác nhận đăng ký lương hưu (nếu áp dụng)
• ✅ Biết My Number sẽ đến qua bưu điện

Bước tiếp theo: Mở tài khoản ngân hàng, sau đó đăng ký gói điện thoại.